Система Управления Нормативно-Правовыми Документами LexDOCS

Введение

Главными целями Электронной Системы Управления Нормативно-Правовыми Документами LexDOCS в Узбекистане являются:

• организация учета нормативно-правовых документов (актов) – государственных, региональных, ведомственных;
   
• организация электронных библиотек, архивов и хранилищ нормативно-технической документации (межгосударственные, государственные и отраслевые стандарты ­– ГОСТы, технологические нормы и т.д.), включая информационно-аналитических материалов;
   
• организация учета и хранения документов архивных фондов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение;
   
• повышение качества управления нормативно-технической и нормативно-правовой документацией;
   
• упорядочение распространения нормативно-правовой информации;
   
• организация доступа широкого круга пользователей к информации нормативно-правового характера посредством Интранета и/или Интернета.

1. Основные функции системы

• централизованное накопление из официальных источников и систематизированное хранение нормативно-правовых документов (далее – документов);
   
• управление нормативными документами:
  
  
  • обеспечение идентификации документов
     
  • предоставление актуальной информации
     
  • ведение хронологической истории внесения изменений (поправок) и их идентификация
     
  • поддержка версий и редакций документов;
     
•  защита от несанкционированного доступа, включая:
  
  
  • аутентификацию пользователя с помощью имени и пароля
     
  • разграничение прав пользователей на уровне структурных подразделений, папок и отдельных документов
     
  • протоколирование действий пользователей;
     
• обеспечение быстрого многокритериального поиска необходимых документов;
   
• автоматизация процессов поэтапной юридической обработки документов и ввода их в единую электронную базу данных;
   
• управление деловыми процессами, связанными с централизованной обработкой документов;
   
• наличие единой унифицированной среды для распределенной обработки документов, поддерживающей интерфейсы согласно категории пользователей системы (руководитель проекта, координатор проекта, оператор, юрист-консультант, юрист-корректор);
   
• формирование необходимых статистических данных о ходе технологического процесса обработки документов;
   
• публикация документов на web-страницах;
   
• обеспечение доступа пользователей к данным в любое время в любом месте;
   
• динамическая генерация формы представления документов на клиентских рабочих станциях с учетом привилегий и предпочтений конкретного пользователя;
   
• использование технологии «тонких» клиентов;
   
• поддержка данных и пользовательского интерфейса на различных языках.

 
Рис. 1. Функциональная схема системы LexDOCS

2. Архитектура и основные компоненты системы

В основу архитектуры системы LexDOCS заложена многоуровневая многослойная модель (рис. 2), которая опирается на интегрированное использование программных продуктов и технологий корпорации Oracle.

• поддержку технологиий Internet, Intranet, Extranet;
   
• доступ пользователей к данным в любое время в любом месте;
   
• одновременный доступ к данным гораздо большего количества пользователей по сравнению с традиционной архитектурой предыдущего поколения «клиент — сервер базы данных»;
   
• поддержку динамически настраиваемого пользовательского интерфейса на основе стандартного Web–браузера;
   
• доступ к данным, как в режиме «запрос–ответ», так и в режиме «сессия»;
   
• единый подход к организации как корпоративного Web–узла, так и общедоступного Web–сайта для публикации документов;
   
• требуемый уровень производительности, масштабируемости и готовности системы.

Рис. 2. Архитектура системы LexDOCS

В качестве основных компонентов Сервера Базы Данных системы LexDOCS выступают:

• Система Управления Текстовой Информацией как средство интегрированного многокритериального поиска документов;
   
• Система Управления Деловыми Процессами как ядро системы обработки нормативно-правовых документов;
   
• Система обработки документов как основа для поэтапной юридической обработки и индексации нормативно-правовых документов для их последующей фиксации в базе данных.

• повышение производительности и масштабируемости системы,
   
• распределение нагрузки в системе при увеличении общего количества клиентских рабочих станций,
   
• поддержку технологии «тонких» клиентов,
   
• размещение клиентских рабочих станций в гетерогенной сетевой среде.
   

• администрирование и сопровождение системы, так как логика системы реализуется на Сервере Приложений и/или на Сервере Базы Данных;
   
• обучение специалистов навыкам эксплуатации системы.
   

3. Система обработки нормативно-правовых документов

• высокую готовность, производительность и защищенность системы;
   
• обработку документов в реальном масштабе времени;
   
• равноправные условия доступа пользователей к данным вне зависимости от места их расположения (Intranet, Internet);
   
• высокую степень интеграции системы с Корпоративным Хранилищем в части регистрации пользователей и использования нормативно-справочной информации.

В общем случае, содержательная часть нормативно-правового документа состоит из элементов, связанных между собой отношением «родитель-потомок». Документ может содержать один и более элементов следующего вида: форма принятия документа, орган принявший документ, название документа, раздел, подраздел, глава, параграф, статья, часть, пункт, подпункт, абзац, комментарий, ссылка, таблица, предложения и тому подобное (Рис. 3).

• текстовое содержимое элемента,
   
• ссылка на нормативно-правовой документ,
   
• ссылка на элемент,
   
• ссылка на документ, хранящийся в Корпоративном Хранилище и содержащий, как правило, дополнительную информацию юридического характера.

Форма «текстовое содержимое элемента» всегда присутствует в элементах, независимо от их вида. В то же время не все виды элементов могут содержать ссылки на другие элементы.

Рис. 3. Пример структуры нормативно-правового акта

Карточка юридического анализа (далее – карточка) хранится в LexDOCS и представляет собой набор дополнительно характеризующих документ атрибутов, часть из которых непосредственно связана с содержимым документа (например, форма принятия документа, орган, принявший документ и т.д.). Создание документа начинается с заведения карточки, так как она является корнем древовидной структуры документа.

Для создания структуры документа в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его содержанию, в системе регламентируются допустимые следования (переходы) элементов структуры документа. Этот порядок следования элементов или их вхождения зависит, как правило, от языка документа.
Кроме того, в системе используются метаданные с описанием способов визуального представления элементов по их видам.

В целях оперативной публикации для всеобщего доступа документов, прошедших обработку, они автоматически преобразуются в соответствующие форматы представлений. Преобразованные документы, сохраняемые в Базе Данных, автоматически синхронизируются с данными исходных документов.


3.4    Поддержка редакций и версий документов

В системе LexDOCS реализована поддержка ведения хронологической истории изменения документов – редакции (версии), как на уровне элементов структуры нормативно-правового документа, так и на уровне документа в целом.

Для обеспечения возможности поддерживать редакции (версии) элементов нормативно-правовых документов, профиль элементов содержит:

• идентификатор первоначальной редакции элемента;
   
• признак, указывающий, что данная редакция элемента является действующей (контрольной);
   
• идентификатор документа, который является основанием для пересмотра данного документа, в соответствии с которым и появилась текущая редакция элемента;
   
• дата вступления в силу данной редакции элемента.

Необходимым условием для внесения изменений или дополнений в нормативный документ является наличие в базе документа-основания, утверждающего внесенные в документ дополнения и/или изменения.

«Дерево» редакций нормативного документа представлено на Рис. 4:

Рис. 4.   «Дерево» редакций нормативного документа

• Общеправового классификатора отраслей законодательства,
   
• Тематических разделов,
   
• Алфавитно-предметного указателя,
   
• Справочника понятий и терминов.

Поддерживаются также отношения «один ко многим» между документом и разделами соответствующего классификатора. Другими словами, нормативно-правовые документы могут быть отнесены одновременно к нескольким разделам одного и того же классификатора.

Кроме того, классификация документов может проводиться как на уровне документа в целом, так и на уровне его отдельного структурного элемента, в том числе, на уровне абзаца.

3.6 Ключевые функциональные возможности

Ниже приведена краткая сводка ключевых функциональных возможностей Системы обработки нормативно-правовых документов:

• использование формализованных типовых бизнес–правил юридической обработки нормативно-правовых документов;
   
• обработка бизнес–логики приложения на стороне Сервера Базы Данных и/или Сервера Приложения;
   
• обеспечение необходимого уровня настройки системных параметров и метаданных администратором Системы;
   
• поддержка документов, содержащих разнородную информацию (текст, рисунки, графики, таблицы и т.д.);
   
• поддержка в содержимом документов, наряду с официальной информацией, как в оригинале, так и неофициальной дополнительной информации – разъяснений, комментариев и т.д.
   
• раздельное хранение содержимого нормативно-правовых документов и средств их визуализации – форматов представления содержимого;
   
• хранение и обработка структуры содержимого нормативно-правовых документов на уровне отдельных элементов;
   
• возможность хранения документов в различных форматах представления (HTML, MS Word и т.д.), гарантируя при этом идентичность содержания;
   
• ведение хронологической истории изменения документов на уровне отдельных структурных элементов;
   
• возможность организации ссылок на определенные части документов;
   
• наличие Конструктора структуры нормативно-правового документа, содержащего:
  
         – встроенный HTML – редактор
  
         – встроенный Конструктор таблиц;
   
• наличие Конструктора оглавления содержимого нормативно-правового документа;
   
• поддержка редакций (версий) как на уровне элементов структуры нормативно-правового документа, так и на уровне документа в целом;
   
• поддержка в содержимом нормативно-правовых документов, наряду с официальной информацией (как в оригинале), неофициальной информации (разъяснений, комментариев и т.д.);
   
• контроль соблюдения соответствующих правил и ограничений по созданию и оформлению нормативно-правовых документов;
   
• контроль непротиворечивости значений атрибутов из карточки юридического анализа их фактическому текстовому содержимому в нормативно-правовом документе;
   
• систематизация законодательной информации как на уровне отдельных элементов структуры нормативно-правовых документов, так и на уровне документов в целом;
   
• хранение и систематизация графической информации, содержащейся в нормативно-правовых документах;
   
• хранение, обработка и контроль имеющихся связей (ссылок) между документами и/или их элементами;
   
• визуализация существующих редакций (версий) документов с различным уровнем детализации по запросу пользователей;
   
• возможность чтения предыдущих редакций документа одними пользователями одновременно с внесением изменений или дополнений в этот же документ (создание новых редакций) другими пользователями;
   
• централизованное ведение нормативно-справочной информации.

4. Информационно–поисковая Система

4.1 Назначение

Информационно-поисковая Система (далее – ИПС) предназначена для поиска нормативно-правовых документов, прошедших юридическую обработку и доступных для публикации в рамках Интернет и/или Интранет.

4.2 Ключевые функциональные возможности ИПС

Ниже приведена краткая сводка ключевых функциональных возможностей ИПС:
 

• многокритериальный, в том числе многоаспектный, поиск нормативно-правовых документов на основе реквизитов и структуры документа, а также данных карточки юридического анализа;
   
• для отобранных в результате поиска документов поддерживаются:
  
  
  
• постраничный вывод в табличном виде,   
  
  -  сортировка по реквизитам,    
  
  -  группировки по реквизитам,   
  
  -  операция горизонтальной фильтрации,   
  
  -  выделения списка документов для дальнейшей работы с ним,    
  
  -  получение дополнительной информации;
   
• интерактивное / автоматическое сохранение предыдущей работы пользователя с документами, включая:
  
  - создание закладок,
  
  - сохранение условий и результатов поиска документов, 
  - ведение списка документов, которые просматривались пользователем во время последнего сеанса работы;
   
• просмотр содержимого документа, срок действия которого превышает заданную пользователем дату.

5. Статистика и мониторинг LexDOCS

В системе LexDOCS поддерживается набор журналов мониторинга для накопления, или аккумулирования, и хранения статистических данных по следующим аспектам функциоирования системы:

• процесс ознакомления с новыми поступлениями в LexDOCS получателями рассылки;
   
• запросы (обращения) к рубрикам Электронной библиотеки пользователями LexDOCS, включая запросы на просмотр документов;
   
• процесс публикации документов в LexDOCS;
   
• процесс посещения пользователями различных компонентов LexDOCS.

Информация, хранящаяся в журналах мониторинга, является источником для получения ретроспективных отчетов, содержащих статистические данные о различных аспектах функционирования и использования LexDOCS за различные периоды времени по состоянию на произвольную дату.
Для доступа к ретроспективным отчетам поддерживается компонент LexDOCS – Система Анализа и Мониторинга (САМ), который обеспечивает пользовательский доступ к формированию и получению соответствующих форм статистической отчетности, включая:

• сервис по авторизации пользователей в САМ;
   
• пользовательский интерфейс и механизм навигации;
   
• форму ввода для выбора и задания входных параметров для формирования (генерации) доступных пользователю отчетов;
   
• вывод отчетов на экран и печать, в том числе сохранение во внешних файлах.

6. LexDOCS как инструмент Системы менеджмента качества (СМК)

LexDOCS обеспечивает управляемость нормативной документацией предприятия в соответствии со следующими требованиями международного стандарта ISO 9001-2000:

• официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до их выпуска;
   
• обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;
   
• обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;
   
• обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;
   
• обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой;
   
• предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

6. Внедрение системы

Прототип системы LexDOCS был успешно использован при создании и внедрении программного комплекса «Национальная База Данных Законодательства Республики Узбекистан» в Центре Правовой Информатизации при Министерстве Юстиции РУз в 2003 году.

В 2005 году на базе системы LexDOCS там же была разработана и внедрена информационно-поисковая система, представляющая собой дополнительную компоненту программного комплекса «Национальная База Данных Законодательства Республики Узбекистан».

В 2007-2008 годах были завершены работы по дальнейшему развитию системы, направленные на обеспечения широкого доступа к правовой информации из Интернета различных категорий пользователей.

В 2008 году прототип системы LexDOCS был так же использован при создании и внедрении прикладного программного комплекса «Электронная библиотека нормативных документов Национальной авиакомпании «Узбекистон хаво йуллари».
Презентацию системы LexDOCS вы можете скачать по этой ссылке.